Los requisitos de los archivos electrónicos, pueden ser consultados en el art. 12 de la Ley 527 de 1999.
CONCEPTO 201317 DE 22 DE FEBRERO DE 2013 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
CONSULTA (TEXTUAL)
“1. ¿Puede la empresa destruir los libros y papeles de contabilidad, relacionados con su actividad comercial, “sin que se requiera de su reproducción de cada uno de ellos”; por un periodo de cuarenta y un (41) años y cuando la sociedad lleva en la actualidad funcionando por más de cincuenta y un (51) años?
2. ¿Qué normas vigentes permiten hacerlo y qué requisitos exactos se deben llenar para realizar la destrucción de tales documentos contables?
3. ¿Qué sanciones legales se puede hacer acreedor quienes ordenan la destrucción de esos libros y papeles de contabilidad, sin haberse llenado los procedimientos y requisitos que ley exige para el caso?
4. ¿Pueden ser sancionados disciplinariamente y judicialmente, el revisor fiscal, el contador público y el auditor interno; si el o los administradores ordenaron la .destrucción de los libros y papeles de contabilidad sin haberse llenado los procedimientos y requisitos exigidos por la ley vigente”?
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Teniendo en cuenta que el parágrafo del artículo 13 de la ley 1314 de 2009, establece que las normas
legales sobre contabilidad, información financiera o aseguramiento de la información expedidas con anterioridad a la expedición de la mencionada ley, conservaran su vigor hasta que entre en vigencia una nueva disposición expedida en desarrollo de esta ley que las modifique, reemplace o elimine; el Código de Comercio (artículos 48,49, 55, 57, 58 y 60) en concordancia con el decreto 2649 de 1993 (art. 1334) y con la Expedición de la Ley 962 de 2005, y por virtud de lo dispuesto en su artículo 28, fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste dé veinte (20) a diez (10) años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción. Los requisitos de los archivos electrónicos, pueden ser consultados en el art. 12 de la Ley 527 de 1999.
Adicionalmente cabe indicar que el artículo 173 del decreto 19 de 2012, relacionado con los archivos electrónicos de los libros de contabilidad, establece que: “tos libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. 0 registro de, los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”
En cuanto a las sanciones legales por incumplimiento sobre los libros de contabilidad, el artículo 58 del código de comercio establece cuáles corresponden y sobre quiénes recaen.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por la consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo; su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
