Ante todo es preciso indicar que el trámite podrá hacerse por la plataforma de la DIAN mediante el sistema de autogestión en las fechas que se indican en la resolución por lo tanto los contribuyentes que cuentan con el mecanismo de firma digital podrán hacer el trámite sin asistir presencialmente a la DIAN, teniendo en cuenta lo establecido en el Art. 5 de la Resolución Ibídem. el cual señala:

“ARTÍCULO 5. Por una única vez, el suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo establecido en el cronograma de implementación de la presente resolución para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN.

 

El usuario de renovación por migración, deberá seleccionar 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido y así generar la Identidad Electrónica (IE) y continuar firmando ante la DIAN. El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la FE y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.

 

Si el usuario no finaliza el proceso de renovación por migración mediante autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará iniciar el proceso de emisión.”

 

Las fechas indican los plazos específicos para Grandes Contribuyentes, Personas Jurídicas y para las Personas naturales obligadas a nombre propio y valga la redundancia no se encuentren vinculadas a grandes contribuyentes y/o personas jurídicas, por lo tanto, en el caso de los representantes legales, revisores fiscales, y contadores, que se encuentren como suscriptores de las declaraciones tributarias de otros contribuyentes, deberán iniciar el trámite teniendo en cuenta la primera fecha de vencimiento señalada en la resolución para sus contribuyentes.

 

Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, el usuario deberá firmar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), donde se establecen, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, de conformidad con el Decreto 2364 de 2012.

 

Este nuevo instrumento tiene las siguientes características:

 

1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT.

 

2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

 

3. Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

 

4. Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

 

5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN es gratuito.

 

6. Exclusividad: El uso de este instrumento aplica exclusivamente para usuarios que se encuentre obligados a utilizar este medio de acuerdo con la normativa vigente.

 

7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo.

 

Los usuarios que deban emitir, renovar o revocar el IFE, deberán realizar los siguientes procedimientos:

 

1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: El usuario de manera presencialante las dependencias de Asistencia al Cliente de la DIAN, debe solicitar:

*La generación de la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos.

*Actualizar la información en el Registro Único Tributario, conforme al Decreto 2460 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias que le modifiquen o sustituyan.

*Seleccionar 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.

 

2. Renovación del Instrumento de Firma Electrónica: Debe ser realizada por los usuarios, en los siguientes casos:

 

*Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

 

*Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

*Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).

 

3. Revocación del Instrumento de Firma Electrónica: Se realiza para dejar sin efecto el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), sea para generar un nuevo instrumento o para dejar de firmar electrónicamente ante la DIAN por las siguientes causas:

 

*Por el cambio de identidad del suscriptor.

*Por muerte del suscriptor.

*Por no encontrarse dentro de los obligados de conformidad con la normatividad vigente, sin que sea eximente de las obligaciones que tenga frente a la DIAN.

*Cuando el sistema de seguridad de la DIAN haya sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas emitidas a sus suscriptores.

*Por orden judicial o informe de autoridad competente.

 

Nota: Para las personas naturales que sean residentes en el exterior y opten por presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión del Instrumento de Firma Electrónica a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN y por este medio se enviará respuesta a la solicitud.

Es importante tener presente que si el proceso de autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) no finaliza dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión, y suponemos se deberá hacer de forma presencial

Para realizar la migración del mecanismo digital EFP a instrumento de firma electrónica (IFE), los usuarios tendrán como plazo: