(Gabriel Vasquez Tristancho) Evaluar riegos múltiples antes de implementar la factura electrónica

mayo 16, 2018 8:31 am

Una cosa está bien definida hace mas de 35 años es que el objetivo estratégico del control fiscal se basará en la virtualización de la información tributaria teniendo como núcleo la identificación de cada contribuyente(NIT). La presentación electrónica de las declaraciones tributarias, información en medios magnéticos, próximamente la implementación de la factura electrónica que permitirá identificar transacciones específicas prácticamente en tiempo real y de ahí en adelante todo un sistema de inteligencia de datos para optimizar la fiscalización y el recaudo.

 

Antiguamente la retención en la fuente fue un mecanismo eficiente de control tributario y lo sigue siendo, solo que ahora se complementa con las nuevas tecnologías de la información.

 

Para la emisión y circulación de la factura electrónica se tienen por lo menos las siguientes entidades externas que intervienen directamente: 1-Operador Tecnológico autorizado por la DIAN, 2- Administrador del Registro de Facturas Electrónicas – REFEL-.

 

El proceso masivo de facturación electrónica obligatorio o voluntario según las circunstancias que incluye los grandes contribuyentes se amplía el plazo para antes del 1 de septiembre de 2018 y el 1 de enero de 2019 deberán emitirla los obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo. (Resolución 6 de 2018 y Ley 1819 de 2016).

 

La implementación contiene elementos internos y externos en los procesos de cada entidad y a su vez coexisten riesgos jurídicos, tecnológicos, de seguridad informática, operacionales, financieros, transaccionales en los casos de factoring por ejemplo, trazabilidad, planes de contingencia, entre otros.

 

Cada entidad requerirá autorizaciones de numeración y también de los planes de contingencia. ¿Pero qué pasa y cual es la responsabilidad en el caso que el proveedor tecnológico tenga problemas técnicos o de seguridad y no pueda emitir facturas? Es muy fácil decir que se tramita en papel con la leyenda “Contingencia Facturación Electrónica”, pero en volumen de millones de transacciones e integración con todas las parametrizaciones que conlleva la información de una venta en cuanto a producto, precio, clientes, resulta impensable intentar siquiera esta alternativa de papel.

 

Un activo celosamente guardado por las empresas es la base de clientes. Ahora será en una base pública la que disponga de toda la facturación electrónica emitida denominada REFEL. ¿Se pierde la confidencialidad? Igualmente se tiene un contacto directo con dicha información con el proveedor técnico.

 

Surge entonces la necesidad de acompañamiento jurídico muy especializado para estructurar contratos que protejan todas las eventualidades que surgen de abrir estos espacios de información privada, contingencias por incumplimiento, daños inimaginables por no poder operar bajo normalidad sin planes adecuados de contingencia, daños emergentes y lucros cesantes, entre otros mil problemas de tipo tecnológico que igualmente requieren de especialistas.

 

Cordialmente,

 

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 25 de abril de 2018

 

 

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