Habilitaci贸n de Cuenta y Mecanismo Digital DIAN

Abril 3, 2015 12:54 pm

1. 驴C贸mo se habilita la cuenta de usuario?

Para poder hacer uso de los Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos SIE, usted deber谩 habilitar la cuenta de usuario de acuerdo con el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n… Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Inducci贸n a los servicios inform谩ticos electr贸nicos鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito a partir de la p谩gina 30, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

2. 驴Qui茅n debe habilitar la cuenta?

Las cuentas de usuario pertenecen a las personas naturales, no a las organizaciones, quien deber谩 habilitarla ser谩 el titular de la cuenta, independientemente de que se cumpla el rol de representante legal, revisor fiscal, contador o cualquier otro rol que implique el cumplimiento de deberes formales por terceros, ser谩 la persona actuando a nombre propio quien deber谩 adelantar el proceso de habilitaci贸n de su cuenta de usuario. Para poder habilitarla solo requerir谩 contar con la inscripci贸n a en el Registro 脷nico Tributario 鈥 RUT, si ya se le ha expedido un formulario de emisi贸n de mecanismo digital (formato 10036), deber谩 surtir el proceso de habilitaci贸n no con base en el RUT si no teniendo en cuenta los datos del formulario 10036.

3. 驴Qu茅 vigencia tiene un mecanismo digital?

3 a帽os contados a partir de su descarga.

4. 驴Qu茅 responsabilidades debe tener el representante legal para habilitar la cuenta?

Realmente como requisito para habilitar la cuenta de usuario, no es necesario tener una determinada responsabilidad en el Registro 脷nico Tributario, solamente se requerir谩 estar inscrito en el RUT, lo que sucede es que para los representantes legales existe la obligaci贸n de registrar la responsabilidad c贸digo 22. 鈥淐umplir deberes formales a nombre de terceros鈥 vayan o no a habilitar sus cuentas de usuario, si no tienen registrada dicha responsabilidad, cuando intenten ingresar a los Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos 鈥 SIE, a nombre de un tercero persona natural o jur铆dica al cual representen, el sistema no le permitir谩 ingresar a nombre de ese tercero toda vez que no ha incluido la responsabilidad 22 en su RUT, pero s铆 podr谩 ingresar a nombre propio sin ning煤n inconveniente.

Esta responsabilidad 22 tambi茅n aplica para Revisores Fiscales, Contadores y dem谩s personas naturales que deban cumplir deberes formales por terceros.

5. 驴Para bajar los formularios debe habilitar la cuenta de persona natural o a nombre de la empresa?

Para empezar es necesario aclarar que los formularios no se 鈥渂ajan鈥, se diligencian en l铆nea y posteriormente se generan unos documentos en formato pdf que son los que se llevan al banco para cumplir el deber formal de presentar la declaraci贸n. Se aclara y se reitera que las cuentas pertenecen a las personas naturales no a las organizaciones, por lo tanto el procedimiento correcto es habilitar la cuenta a nombre propio y posteriormente ingresar a los servicios inform谩ticos a nombre propio o a nombre del tercero persona natural o jur铆dica por el cual se va a cumplir el deber formal de declarar, para hacer uso del servicio de diligenciamiento virtual para presentaci贸n en bancos.

6. 驴Se puede descargar un archivo de mecanismo digital varias veces?

S贸lo es posible descargar el archivo de mecanismo digital una vez, bien sea por concepto de emisi贸n o renovaci贸n.

7. 驴Qu茅 requisitos debe tener m铆 equipo para descargar el mecanismo digital?

Basta con que se surta el proceso de 鈥渧erificar su sistema para firma鈥, usted deber谩 ingresar a trav茅s de www.dian.gov.co 鈥 Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos鈥 Otros servicios / Verificar su sistema para firma, y a trav茅s de esta opci贸n usted podr谩 determinar si su equipo cumple o no con los requisitos m铆nimos para poder realizar la descarga y hacer uso de su mecanismo digital, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefVerificarSistema.faces

9. 驴Qu茅 beneficios se tiene al descargar el mecanismo digital?

Con la descarga de la firma digital, el cliente podr谩 optimizar al m谩ximo el uso de los Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos 鈥 SIE, no solo podr谩 presentar y pagar sus declaraciones y las de sus representados de manera virtual, sino que adem谩s podr谩 realizar actualizaciones de su RUT y de los RUT de sus representados a trav茅s de los SIE, siempre y cuando dichas actualizaciones no impliquen la supresi贸n o inclusi贸n de responsabilidades o calidades aduaneras en las cuales medie resoluci贸n o la modificaci贸n de datos de identificaci贸n y/o ubicaci贸n, adem谩s podr谩 presentar informaci贸n ex贸gena a nombre propio y a nombre de sus representados, todo lo anterior desde cualquier lugar del mundo, las 24 horas del d铆a, los 7 d铆as de la semana, sin necesidad de desplazamientos f铆sicos, ni tendr谩 que incurrir en gastos producto de la compra de los formularios f铆sicos.

10. 驴Qu茅 diferencias hay entre crear cuenta y habilitar cuenta?

La creaci贸n de la cuenta es un proceso que actualmente se est谩 generando de manera autom谩tica, por lo tanto, en la gran mayor铆a de los casos este proceso no deber谩 surtirse por parte del cliente y se podr谩 iniciar con el proceso de Habilitaci贸n de la cuenta de usuario sin ning煤n inconveniente, no obstante lo anterior, si cuando se va a iniciar el proceso de habilitaci贸n de cuenta el sistema le indica que no existe una cuenta creada para los datos ingresados, ser谩 necesario crear la cuenta primero antes de iniciar con el proceso de habilitaci贸n.

El proceso de creaci贸n de la cuenta se encuentra descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n… Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Inducci贸n a los servicios inform谩ticos electr贸nicos鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito en el literal c) del punto 6. que se encuentra en la p谩gina 28, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

11. 驴Qu茅 es el mecanismo digital?

Es un archivo de extensi贸n .epf que les permite a nuestros clientes autenticarse ante la DIAN en los eventos en los cuales se prev茅 el uso dicho mecanismo para cumplir deberes formales y/o sustanciales. Sustituye para todos los efectos la firma aut贸grafa, en los documentos inherentes a los tr谩mites realizados a trav茅s de tales mecanismos por personas naturales que act煤en a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jur铆dica o act煤en para la misma, quienes para este efecto se denominar谩n suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.

12. 驴En qu茅 momento se utilizan los c贸digos de autorizaci贸n?

Los c贸digos de autorizaci贸n son indispensables dentro del proceso de descarga del mecanismo digital, para entender mejor en qu茅 etapa del proceso de activaci贸n del mecanismo se deben utilizar dichos c贸digos, usted deber谩 revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n… Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Mecanismo Digital鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito a partir de la p谩gina 9, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

13. 驴En qu茅 consiste eso de las tareas?

La tarea se genera al momento de solicitar formalmente el mecanismo, es indispensable dentro del proceso de descarga del mecanismo digital, usted deber谩 revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n… Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Mecanismo Digital鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito a partir de la p谩gina 9, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

14. Si se olvid贸 la contrase帽a, 驴qu茅 debo hacer, a qu茅 dependencia debo acudir?

Para el efecto usted podr谩 ingresar a trav茅s del link 鈥溌縃a olvidado su contrase帽a?鈥 que se encuentra ubicado en la parte inferior del panel de inicio de sesi贸n para ingresar a los Servicios inform谩ticos Electr贸nicos 鈥 SIE, ingrese por nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Servicios inform谩ticos Electr贸nicos y all铆 podr谩 ubicar la opci贸n 鈥溌縃a olvidado su contrase帽a?鈥 en la parte media inferior de la pantalla, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLogin.faces

Si surtido dicho proceso no pudo restablecer la contrase帽a porque no record贸 las preguntas secretas, ser谩 necesario que se solicite el reseteo de la cuenta de usuario enviando un correo electr贸nico a trav茅s del buz贸n asistencia@dian.gov.co que deber谩 provenir del correo electr贸nico que registre el RUT vigente del titular de la cuenta, si no registra ning煤n correo electr贸nico deber谩 actualizar su RUT y posteriormente enviar la solicitud desde el buz贸n o correo electr贸nico que qued贸 registrado en el RUT del suscriptor o titular de la cuenta.

15. Si se perdi贸 la firma digital y a煤n no es la fecha de vencimiento, 驴qu茅 debo hacer?

Ante la p茅rdida, da帽o o cercan铆a del vencimiento del mecanismo digital proceder谩 la renovaci贸n del mismo, para ello el suscriptor deber谩 solicitar en cualquier punto de atenci贸n de la Dian, que le sea renovado su mecanismo surtiendo el mismo proceso que adelant贸 para efectos de la emisi贸n, solo que esta vez el concepto ser谩 renovaci贸n.

16. 驴Para qu茅 sirve la clave que llega a los correos?

La 鈥渃lave鈥 que llega a los correos, no es otra cosa que los c贸digos de autorizaci贸n que son indispensables dentro del proceso de descarga del mecanismo digital, para entender mejor en qu茅 etapa del proceso de activaci贸n del mecanismo se deben utilizar dichos c贸digos, usted deber谩 revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n… Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Mecanismo Digital鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito a partir de la p谩gina 9, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

17. 驴Qu茅 es formulario 10036 y para qu茅 sirve?

El formulario 10036 es el formato de emisi贸n, renovaci贸n y/o revocaci贸n del mecanismo digital, dicho formato es entregado al suscriptor del mecanismo digital al momento de formalizar la solicitud por cualquiera de los tres conceptos. Para el caso de la emisi贸n y renovaci贸n los datos all铆 contenidos ser谩n necesarios para adelantar el proceso de la descarga del mecanismo, para entender mejor en qu茅 etapa del proceso de activaci贸n del mecanismo se deben ingresar la informaci贸n contenida en el formulario 10036, usted deber谩 revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitaci贸n…Cartillas Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos… Mecanismo Digital鈥 y leer la cartilla, con especial 茅nfasis en el proceso descrito a partir de la p谩gina 9, para ello podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?opendocument

18. 驴Qu茅 requisitos debo tener para que la DIAN me obligue a tener Certificado digital?

La resoluci贸n 1336 de febrero 16 de 2010 contempla el universo de obligados a presentar sus declaraciones de manera virtual haciendo uso del mecanismo digital, adem谩s es necesario revisar las resoluciones de informaci贸n ex贸gena (8654 a 8662 de agosto 30 de 2010) que tambi茅n obligan a cumplir el deber formal de enviar a la DIAN dicha informaci贸n a trav茅s de los Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos 鈥 SIE haciendo uso del mecanismo digital, si la persona natural o jur铆dica cumple con los requisitos all铆 descritos ser谩 indispensable que se solicite la emisi贸n de los mecanismos digitales necesarios para cumplir dichos deberes formales a nombre del obligado persona natural o jur铆dico.

Para consultar la normatividad relacionada deber谩 remitirse a nuestro portal www.dian.gov.co, dar clic en la pesta帽a 鈥淣ormatividad鈥濃 Resoluciones鈥 2010鈥 1336 de febrero 16 de 2010 y 8654 a 8662 de agosto 30 de 2010, podr谩 hacer uso de este v铆nculo:

http://www.dian.gov.co/dian/13Normatividad.nsf/formResoluciones?OpenForm&Seq=2#_RefreshKW_Resoluciones

19. 驴Cu谩ndo procede la revocaci贸n de la firma digital?

Las causales de revocaci贸n del mecanismo digital se encuentran descritas en el literal c) del numeral 2掳 del art铆culo 3掳 de la resoluci贸n 12717 de diciembre 27 de 2005, a saber:

鈥(鈥) c. Revocaci贸n: El mecanismo de la Direcci贸n de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital respaldado por certificado digital perder谩 su validez en las siguientes circunstancias:

i. Por p茅rdida de la clave privada.
ii. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le d茅 un uso indebido.
iii. Por muerte del suscriptor.
iv. Por liquidaci贸n de las personas jur铆dicas, cuando la persona natural que la representa o que act煤a para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
v. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculaci贸n como representante, contador o revisor fiscal en relaci贸n con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
vi. Por la confirmaci贸n de que alguna informaci贸n o hecho contenido en el certificado digital es falso.
vii. Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
viii. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ix. Por vencimiento del per铆odo de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.

En las dos primeras circunstancias se帽aladas en el literal c), el suscriptor est谩 obligado a solicitar la revocaci贸n del certificado digital.

En las dem谩s circunstancias proceder谩 la revocaci贸n a petici贸n de parte o de oficio, seg煤n el caso.

Para la revocaci贸n a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a trav茅s de los servicios telef贸nicos o de asistencia al cliente de la DIAN y formaliza su solicitud presencialmente en la entidad.

Para la revocaci贸n por parte de la Direcci贸n de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando establezca una circunstancia que permita revocar de oficio los mecanismos digitales, proceder谩 de conformidad y le comunicar谩 al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes. (鈥)鈥

20. 驴Cu谩ntos certificados digitales se expiden por sociedad?

Dos certificados digitales por cada Persona Jur铆dica. Uno para el Representante Legal y otro para el Revisor Fiscal o Contador seg煤n sea el caso.

21. Si he cesado las operaciones con factura electr贸nica 驴debo seguir presentando las declaraciones con firma digital?

Si, de acuerdo con el par谩grafo 2掳 del art铆culo 1掳 de la Resoluci贸n 1336 de febrero de 2010, a saber:

鈥(鈥)Par谩grafo 2. Los contribuyentes, responsables, agentes de retenci贸n, usuarios aduaneros y dem谩s obligados se帽alados en la presente resoluci贸n deber谩n presentar las declaraciones mencionadas en el Par谩grafo 1 del art铆culo 1掳 de esta Resoluci贸n a trav茅s de los Servicios Inform谩ticos Electr贸nicos haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, independientemente de que con posterioridad pierdan la calidad o condici贸n por la cual fueron obligados.(鈥)鈥

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