Resumen: El manejo de las cuotas extraordinarias además de generar el registro contable correspondiente con efecto en el ingreso y en el gasto de la Copropiedad, al momento del pago por cada una de los copropietarios debió generar el recibo de caja respectivo para cada una de estas transacciones, razón por la cual el registro contable en mención debió realizarse de manera indivual por cada copropietario.
Concepto 899 CTCP 23 de Octubre de 2017
CONSULTA (TEXTUAL)
El año pasado en un conjunto residencial se pidió una cuota extraordinaria para la obra de plazoleta, con plazo de pago a 5 cuotas que iban de septiembre 2016 a enero 2017. La contabilización que realice Le la cuenta 28 contra la 13 se hicieron los registro uno a uno, de igual manera los pagos realizados se llevaron uno a uno debitando la cuenta 28. Este año nuevamente pidieron un mayor valor de la esa cuota para otros trabajos restantes, la contabilización la realice de la misma manera. En el mes de marzo llego una nueva revisora fiscal quien me dijo que estaba mal manejada porque se debería reconocer el ingreso con su respectivo gasto.
Leyendo la Orientación Técnica No, 15 observe que efectivamente debería hacer el registro en el estado de resultados, y lo hice de manera global, pero la revisora me pide que debe ser registro por registro, en mi concepto el efecto es cero pues con la contabilización inicial puedo dar las respuestas a cualquier inquietud. No quiero parecer intransigente pero el ajuste solicitado es de más 1.OOO registro.
Solicito a ustedes una respuesta si dicho ajuste debe hacerse registro por registro.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular, según lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 43 de 1990, el cual dispone que es función del Consejo Técnico de la Contaduría Pública pronunciarse sobre la legislación relativa a la aplicación de los principios de contabilidad y el ejercicio de la profesión.
Con base en la información suministrada por el peticionario, se procede a dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos:
La Orientación Técnica No. 15 “Copropiedades de uso residencial o mixto”, acerca de las cuotas extraordinarias establece:
“En el caso en que la cuota extraordinaria tenga como objetivo la construcción o compra de nuevos bienes comunes, esenciales y no esenciales, que no han sido ni serón desafectados, o la mejora de los bienes ya existentes, esta actividad se asimilaría a un contrato de construcción de margen cero, en el que la copropiedad reconoce los ingresos y gastos en el estado de resultados de acuerdo con el porcentaje de obra realizada. En este coso, cuando la cuota extraordinaria sea exigible se debe registrar una cuenta por cobrar con abono a una cuenta del pasivo denominada ingresos diferidos o recursos recibidos de cuotas extraordinarias. Cuando la cuota sea recibida en efectivo, se cancela la cuenta por cobrar y se acredita la cuenta de efectivo o equivalentes de efectivo. Si los fondos son de permita tener un mejor control de estos recursos.
De acuerdo con lo anterior, dando respuesta a la pregunta planteada por la peticionaria, en nuestra opinión, basados en el texto antes citado, el manejo de las cuotas extraordinarias en este caso se consideran contribuciones temporalmente restringidas y depende del método de contabilidad que aplique la copropiedad, esto es, el método del diferido o la contabilidad de fondos, por tanto, además de generar el registro contable correspondiente como un pasivo (ingreso diferido), debió realizarse de manera individual por cada copropietario a fin de poder efectuar el control correspondiente sobre los valores pagados y adeudados por dicho concepto. En el momento en que se cumplan los requisitos, la Copropiedad efectuará la amortización del pasivo (ingresos ordinarios) afectando el correspondiente ingreso de actividades ordinarias y de Forma simultánea reconociendo el gasto o activo según corresponda, para lo cual no es necesario efectuar el registro correspondiente uno a Uno.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
