Resumen: Las personas naturales que sean comerciantes, están obligadas a llevar contabilidad, y su obligación no depende de si pertenecen o no al régimen simplificado o común del impuesto sobre las ventas.
Concepto 917 CTCP 26 de Octubre de 2017
CONSULTA (TEXTUAL)
De manera atenta, elevo la (sic) siguientes consultas:
1. ¿Qué personas naturales están obligadas a llevar contabilidad y por qué?
2. En cuanto a la obligación de las personas naturales de llevar confabi/idad, ¿tiene alguna implicación el pertenecer al régimen común o al régimen simplificado contemplado en el estatuto tributario?
3. ¿Las personas naturales que pertenecen al régimen común tienen la obligación de llevar contabilidad?
4. ¿Dentro de las obligaciones de una persona natural que pertenezca al régimen común, está la de llevar contabilidad aun no siendo comerciante inscrito en el Registro Mercantil?
5. ¿Existe alguna circunstancia por femas de facturación y/o ingresos de una persona natura/ que los obligue a llevar contabilidad?
6. La Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en cuanto a la documentación que deben presentar los interesados en la inscripción en el Registro Único de Proponente — RUP para acreditar la capacidad financiera y organizacional señala en el numeral 4.2.2.3 del Título VIII, modificado por la Circular Externa No. 2 de 2016 de la misma Superintendencia:
7. Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con lo dispuesto en las normas que rijan la materia. Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil o Registro de Entidad sin Ánimo de Lucro o en los demás registros que llevan las Cámaras de Comercio, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en la Cámara de Comercio o personas naturales no matriculadas.
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el Contador o Auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada coda uno de los rubros financieros que componen sus indicadores. (subrayado fuera del texto)
Teniendo en cuenta la norma en mención, ¿debe entenderse a efectos de la inscripción en el RUP, qué las personas naturales que pertenezcan al régimen común deben llevar contabilidad?
Teniendo en cuenta el numeral mencionado del Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, ¿es viable que un contador suscriba la certificación para acreditar los indicadores de la capacidad financiera y organizacional?
8. De conformidad con las NIF y en atención a lo señalado en el último párrafo del numeral 2.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015:
8.1 ¿Qué características deben cumplir los estados financieros de corte trimestral?
8.2 ¿Serán trimestrales los estados financieros a cortes específicos del año?, verbigracia 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre.
8.3 si el corte de los estados financieros trimestrales es a las fechas mencionadas en el numeral anterior y tratándose de una persona jurídica, ¿tiene relevancia el tiempo de constitución de la persona? Ejemplo. Sociedad constituida el 15 de febrero de 2017, ¿podrá preparar estados Financieros de corte trimestral al 31 de marzo?, ¿podrá prepararlos al 30 de junio? y/o ¿podrá prepararlos al 30 de septiembre?
8.4 ¿La fecha de corte de los estados financieros trimestrales debe ser a los tres meses del nacimiento a la vida jurídica de la persona jurídica o al inicio de actividades de la persona natural?
8.5 o ¿Cuál es el periodo que debe ser tomado para la preparación de los estados financieros de corte trimestral de conformidad con el artículo mencionado del Decreto 1082?
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En primer lugar, le informamos que el Decreto 2420 de 2015 y otras normas que lo modifican, adicionan o sustituyen, contienen las directrices que deben aplicar las personas naturales o jurídicas obligadas a lleva contabilidad o que sin estar obligados, utilicen su contabilidad como un medio de prueba. En los anexos 1°, 2°, y 3° , se incorporan los marcos de información financiera para las entidades clasificadas en los Grupos 1 , 2 o 3, respectivamente.
A continuación, nos referiremos a cada una de sus preguntas:
1. ¿Qué personas naturales están obligadas a llevar contabilidad y por qué?
El CTCP se ha referido en conceptos anteriores a este tema, para lo cual invitamos at consultante a revisar el sitio web www.ctcp.gov.co, enlace conceptos, año 2017, consulta 2017-622, año 201 6 consulta 2016-829
2. En cuanto a la obligación de las personas naturales de llevar contabilidad, ¿tiene alguna implicación el pertenecer al régimen común o al régimen simplificado contemplado en el estatuto tributario?
3. ¿Las personas naturales que pertenecen al régimen común tienen la obligación de llevar contabilidad?
4. ¿Dentro de las obligaciones de una persona natural que pertenezca al régimen común, está la de llevar contabilidad aun no siendo comerciante inscrito en el Registro Mercantil?
La obligación de llevar contabilidad para las personas naturales, no depende de si es responsable del régimen común o del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, la obligación está tipificada en el artículo 1.2 de la Ley 1314/2009 (ver respuesta numeral 1° ).
En artículo 1.1.3.1 del Decreto 2420/2015 que se refiere al artículo 20 del Decreto 2706/2012, el cual hace referencia al capítulo 1° del anexo al Decreto 2706/2012, y dentro de este está el numeral 1.3 del Decreto 2706/2012, se establece que las microempresas que pertenecen al régimen simplificado son las que cumplen la totalidad de requisitos del artículo 499 del E.T.
1.3 Las microempresas que pertenecen al régimen simplificado, son aquellas que cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto Tributario (o las normas que la modifiquen o adicionen)”
5.¿Existe alguna circunstancia por temas de facturación y/o ingresos de una persona natural que los obligue a llevar contabilidad?
En el Decreto 2420/2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, la única referencia que hay sobre niveles de ingresos, es para las microempresas del régimen simplificado (artículo 1.1.3.1 del Decreto 2420/2015 que se refiere al artículo 2 0 del Decreto 2706/2012). El valor de las ventas brutas anuales también es un criterio que puede ser utilizado para determinar los beneficios que el Gobierno Nacional otorga a las micro, pequeñas y medianas empresas (Art. 2 Ley 590 de 2000).
6. La Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en cuanto a la documentación que deben presentar los interesados en la inscripción en el Registro Único de Proponente — RUP para acreditar la capacidad financiera y organizacional señala en el numeral 4.2.2.3 del Título VIII, modificado por la Circular Externa No. 2 de 2016 de la misma Superintendencia:
7. Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con lo dispuesto en las normas que rijan la materia. Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil o Registro de Entidad sin Ánimo de Lucro o en los demás registros que llevan las Cámaras de Comercio, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en la Cámara de Comercio o personas naturales no matriculadas. (…)
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el Contador o Auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores. (…)”. (subrayado fuera del texto)
Teniendo en cuenta la norma en mención, ¿debe entenderse a efectos de la inscripción en el RUP, qué las personas naturales que pertenezcan al régimen común deben llevar contabilidad?
Respecto de la obligación de llevar contabilidad, ver respuesta en los numerales 1 y 2
Teniendo en cuenta el numeral mencionado del Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, ¿es viable que un contador suscriba la certificación para acreditar los indicadores de la capacidad financiera y organizacional?
Para los no obligados a llevar contabilidad se aplicará lo que establece la norma para el registro en el RUP.
8. De conformidad con las NIIF y en atención a lo señalado en el último párrafo del numeral 2.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015:
A continuación se transcribe el último párrafo del numeral 2.3 del artículo 2.2.1.1. 1 .5.2 del Decreto 1082 de 2015:
“2.3. Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor Fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:
I. Principales cuentas detalladas del balance general.
II. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
III. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura. (subrayado fuera del texto)
8.1 ¿Qué características deben cumplir los estados financieros de corte trimestral?
Los estados financieros de períodos intermedios son aquellos que se elaboran con un corte diferente al período anual, y pueden tener cualquier periodo de acumulación de datos, por ejemplo, trimestral.
Las entidades que están clasificadas en el grupo 1 , deberán emitir estados financieros intermedios basándose en la normatividad descrita en la NIC 34 la cual puede encontrar en el anexo 1-1 del Decreto 2420/2015.
Cuando una entidad del Grupo 2, de manera voluntaria o por requerilT1iento de las autoridades de supervisión, elabore estados financieros de períodos intermedios de propósito general (ver párrafo 3.17 de la sección 3 del anexo 1 -2 del Decreto 2420/2015) podrá considerar lo establecido en la NIC 34 para la elaboración de los estados financieros completos o condensados (anexo 1-1 del Decreto 2420/201 5). En todo caso, los estados financieros de períodos intermedios hechos a la medida de los administradores o autoridades de supervisión no necesariamente son estados financieros de propósito general.
la misma situación aplicaría para una entidad clasificada en el Grupo 3, que es requerida por una autoridad o que elabora de manera voluntaria estados financieros intermedios de propósito general (Ver numeral 3.8 del capítulo 3 del anexo 1-3 del Decreto 2420/2015).
8.2 ¿Serón trimestrales los estados financieros a cortes específicos del año?, verbigracia 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre.
8.5 o ¿Cuál es el periodo que debe ser tomado para la preparación de los estados financieros de corte trimestral de conformidad con el artículo mencionado del Decreto 1082?
Los cortes trimestrales se dan al cierre de los meses de marzo (enero-marzo), junio (abril-junio) y septiembre (julio-septiembre). En el siguiente cuadro se incorporan directrices para establecer los cortes y la fecha de la información comparada presentadas en los estados financieros intermedios de propósito general:
Estado de Situación Financiera
(cuadro)
Estado del Resultado Integral
(cuadro)
Estado de Flujo de Efectivo
(cvuadro)
8.3 Si el corte de los estados financieros trimestrales es a las fechas mencionadas en el numeral anterior y tratándose de una persona jurídica, ¿tiene relevancia el tiempo de constitución de la persona?. Ejemplo: Sociedad constituida el 15 de febrero de 2017, ¿podrá preparar estados financieros de corte trimestral al 31 de marzo. , ¿podrá prepararlos al 30 de junio? y/o ¿podrá prepararlos al 30 de septiembre?
Si una entidad clasificada en el Grupo 1, 2 0 3, puede preparar estados financieros intermedios de propósito general, para tal fin considerar lo indicado en la respuesta a los numerales 8.1 y 8.2.
8.4 ¿La fecha de corte de los estados financieros trimestrales debe ser a los tres meses del nacimiento a la vida jurídica de la persona jurídica o al inicio de actividades de la persona natural?
Teniendo en cuenta que los cortes de los estados financieros en Colombia han sido establecidos para el 31 de diciembre de cada año, se entendería que si la entidad prepara estados financieros de propósito general para períodos intermedios, se entendería que estos son los presentados en los meses de marzo, ionio y septiembre. Por lo tanto, el primer período presentado podría no corresponder exactamente a un período de 3 meses.
La fecha del balance inicial para las personas naturales y jurídicas, será la fecha en que se cumplen las condiciones para el reconocimiento de la constitución de la entidad, la cual, teniendo en cuenta que los hechos económicos se reconocen en su esencia económica y no por su forma legal, podría diferir de la fecha en que legalmente se formaliza su constitución.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la Fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
