Resumen: “Basados en el artículo 406 del Código de Comercio y el principio de esencia sobre forma, la carencia de la orden escrita no imposibilita el registro de la transacción en la contabilidad de las partes que intervienen en la transacción, siempre y cuando la operación se haya efectuado.”

Concepto 1032 CTCP 29 de Noviembre de 2017.

CONSULTA (TEXTUAL)

“DIEGO ALEJANDRO RAMIREZ SANTA, (…), respetuosamente concurro ante esa Entidad con el ruego que se me ilustre acerca de las consultas que les formulo a continuación de la siguiente:

RELACIÓN FÁCTICA

En una ACTA correspondiente a la Asamblea General de la sociedad WWW, el socio XXX expresa su decisión de vender unas acciones de esa sociedad WWW por una cantidad de dinero (ZZZ pesos) y otra sociedad YYY manifiesta su voluntad de comprar.

En la misma Acta el vendedor XXX declara haber recibido el producto de la venta (ZZZ pesos) de las acciones a satisfacción.

Lo anterior acaeció en el mes de abril del año 2014.

De su parte, el socio XXX nunca ha emitido la orden escrita preceptuada en el artículo 406 del Código del Comercio para que tal enajenación surta efectos respecto de la sociedad WWW y de terceros.

Por su puesto que la sociedad compradora YYY está en la obligación de llevar contabilidad.

Ante esta situación fáctica se consulta:

1.¿La sociedad YYY es un ente económico?

2.¿La compraventa expuesta y el producto de la venta son HECHOS ECONÓMICOS?

3.¿Tales HECHOS ECONÓMICOS debieron ser registrados en la contabilidad de la sociedad YYY en el período correspondiente al año 2014, no obstante, la inexistencia de la orden escrita para que se surtiera su inscripción en el libro de registro de acciones de la sociedad WWW?

4.¿Qué incidencia contable se deriva para todos los intervinientes la carencia de la orden escrita reseñada en el artículo 406 del Código de Comercio?

5.¿El texto del Acta de la Asamblea General aludida puede considerarse como un soporte en los términos definidos en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993?

6.¿Qué consecuencias legales derivan para la sociedad compradora YYY si no exhibe o no cuenta con esa clase de soportes exigidos en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993?

7.¿Qué consecuencias legales conllevo si la sociedad YYY no tiene un documento o soporte contable que acredite el desembolso del pago correspondiente a la suma de ZZZ al socio XXX?

8. ¿Cómo, de qué manera la sociedad YYY pudo suplir los aludidos soportes que trata el artículo 123 del citado decreto, para efectos de producir los COMPROBANTES DE CONTABILIDAD establecidos en el artículo 124 del mismo Decreto 2649 de 1993?

9. ¿Sin la acreditación por parle de la sociedad YYY de los referidos COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, se puede tener como cierta la aludida enajenación de acciones? (…)

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

En primer término, debemos aclarar que habiéndose emitido los decretos que ponen en vigencia los estándares de información financiera en Colombia, el tratamiento contable debe efectuarse teniendo en cuenta el marco técnico normativo que le corresponda a la entidad. Como no se indica en la consulta el grupo al que pertenece el consultante, este concepto se elabora teniendo como referente el Marco Técnico Normativo correspondiente al Grupo 2, contenido en el Decreto Único 2420 de 2015 y sus modificaciones, es decir, la NIIF para PYMES.

1. ¿La sociedad YYY es un ente económico?

El artículo 25 del Código de comercio, establece:

“ARTÍCULO 25. EMPRESA – CONCEPTO. Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.”

Así las cosas, dando respuesta a la pregunta 1, en nuestra opinión, el CTCP es un organismo de carácter consultivo respecto de temas en materia técnico contable, tal como se expuso  al inicio del presente documento. Por tanto, el CTCP no tiene la competencia para resolver este tipo de inquietudes. Sin embargo, el consultante puede validar que la sociedad YYY cumpla con todos los lineamientos definidos en el articulado antes citado.

2.¿La compraventa expuesta y el producto de la venta son HECHOS ECONÓMICOS?

Respecto a lo pregunta 2, en nuestra opinión, un hecho económico es cualquier actividad u operación que realice la empresa y para el caso definido en los hechos asociados a la consulta, a nuestro entender si se constituyen como hechos económicos.

3.¿Tales HECHOS ECONÓMICOS debieron ser registrados en la contabilidad de la sociedad YYY en el período correspondiente al año 2014, no obstante, la inexistencia de la orden escrita para que se surtiera su inscripción en el libro de registro de acciones de la sociedad WWW?

El parágrafo del artículo 3 de la Ley 1314 de 2009 reza:

“[…] Parágrafo. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma legal.”

Para la pregunta 3, en nuestra opinión, basados en el articulado antes citado, dichos hechos económicos si debieron quedar reflejados en la contabilidad de la vigencia 2014.

4.¿Qué incidencia contable se deriva para todos los intervinientes la carencia de la orden escrita reseñada en el artículo 406 del Código de Comercio?

El Artículo 406 del Código de Comercio, enuncia:

“ARTÍCULO 406. NEGOCIACIÓN DE ACCIONES NOMINATIVAS La enajenación de las acciones nominativas podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes; más para que produzca efecto respecto de la sociedad y de terceros, será necesaria su inscripción en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del enajenante. Esta orden podrá darse en forma de endoso hecho sobre el título respectivo.

Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente, será menester la previa cancelación de los títulos expedidos al tradente.

PARÁGRAFO. En las ventas forzadas y en las adjudicaciones judiciales de acciones nominativas, el registro se hará mediante exhibición del original o de copia auténtica de los documentos pertinentes.” (Negrilla y subrayado fuera de texto).

Así las cosas, para la pregunta en cuestión, en nuestra opinión, y basados en el artículo 406 del Código de Comercio y el principio de esencia sobre forma, la carencia de la orden escrita no imposibilita el registro de la transacción en la contabilidad de las partes que intervienen en la transacción, siempre y cuando la operación se haya efectuado.

5.¿El texto del Acta de la Asamblea General aludida puede considerarse como un soporte en los términos definidos en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993?

8.¿Cómo, de qué manera la sociedad YYY pudo suplir los aludidos soportes que trata el artículo 123 del citado decreto, para efectos de producir los COMPROBANTES DE CONTABILIDAD establecidos en el artículo 124 del mismo Decreto 2649 de 1993?

El artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, acerca de los soportes establece:

“ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”

Según lo establecido en el numeral 3 del Art. 2.1.1 del Decreto 2420 de 2015, este Consejo ha concluido que el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, aún se encuentra vigente.

En nuestra opinión, respecto a las preguntas 5 y 8, será responsabilidad de la Entidad que realizó el registro el haber corroborado que los documentos que tuvo a su disposición para efectos de registro contable de las diferentes transacciones cumplan los criterios definidos en el articulado antes citado. De no ser así, en caso de un posible requerimiento de información por un Ente regulador, deberá exponer las bases conceptuales aplicadas para haber tomados dichos soportes como base y soporte de su contabilidad.

6.¿Qué consecuencias legales derivan para la sociedad compradora YYY si no exhibe o no cuenta con esa clase de soportes exigidos en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993?

7.¿Qué consecuencias legales conlleva si la sociedad YYY no tiene un documento o soporte contable que acredite el desembolso del pago correspondiente a la suma de ZZZ al socio XXX?

8.¿Sin la acreditación por parte de la sociedad YYY de los referidos COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, se puede tener como cierta la aludida enajenación de acciones?

Los artículos 48 a 60 de Ley 410 de 1971, denominado código de comercio establece los requerimientos, obligaciones y sanciones acerca de los libros y papeles de los comerciantes, en especial el artículo 58 que establece “SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO. Modificado por el art. 28, Ley 1762 de 2015. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o lo Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en Favor del comerciante que 105 lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa. ” Subrayado fuera de texto.

Acerca de las preguntas 6, 7 y 9, en nuestra opinión, es importante tener en cuenta que los libros de contabilidad se constituyen en prueba a favor del tenedor de los mismos, siempre y cuando se lleven en debida forma, lo cual hace mención al cumplimiento de todos los lineamientos normativos para sus soportes y documentos soporte de las transacciones desarrolladas por la Compañía. El incumplimiento de dichas disposiciones podrían conllevar a las sanciones descritas en el artículo mencionado.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serón de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.