Oficio 220-017568 de 2017. Conservación de los libros de contabilidad y soportes del comerciante en general.

febrero 13, 2017 12:43 pm

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2017-01-005313, mediante la cual formula una consulta relacionada con la conservación de los documentos de los comerciantes, en los siguientes términos:

“1. Durante cuánto tiempo las sociedades o las personas naturales que como comerciantes estén obligadas a llevar contabilidad, están en la obligación de conservar tanto los libros de contabilidad como los documentos que soportan la misma?

2. Si después de dicho lapso continúan con la ineludible obligación de continuar conservando los mismos ( Libros de contabilidad y sus documentos soportes de los asientos contables) durante su existencia en un archivo seguro como la microfilmación, para poder exhibirlos ante cualquier autoridad competente en caso de ser requerida (o)?.

3. Si definitivamente después de expirado el lapso para su conservación en físico, no están en ninguna obligación de asegurar su conservación en forma indefinida en algún medio seguro como la microfilmación?”.

Al respecto, es necesario advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, esta Entidad emite una opinión general y abstracta sobre las materias a su cargo, que como tal no tiene carácter vinculante, ni compromete su responsabilidad (Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Ahora bien, en cuanto hace al tema de la conservación de los libros del comerciante y los documentos de soporte, la Superintendencia de Sociedades en su oportunidad se ha pronunciado, entre otros mediante Oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013, apartes del cual procede traer a colación.

“Asunto: Tiempo de conservación de documentos. Libros de comercio electrónicos”,

“(…)

“Sobre el particular, le informo que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente la documentación social, aún cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma.

Dicho artículo reza:

“ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

De conformidad con la normatividad transcrita, hoy día el comerciante debe conservar la documentación societaria por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Por otra parte, no sobra hacer mención acerca de la posibilidad que la actual normatividad, específicamente el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que modifica el artículo 56 del Código de Comercio) brinda al comerciante de llevar los libros de comercio en forma electrónica, incluso, prevé la posibilidad de que las cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio que se lleven en dicho medio.

“(…)”

En este orden de ideas, se tiene entonces que los comerciantes en general, tienen la obligación de conservar los libros y la documentación, por los medios que le facilita la ley, por un periodo mínimo de diez (10) años, término a partir del cual cesa la obligación; por ende, nada obsta para proceder a la su destrucción, sin perjuicio que con posterioridad decidan continuar conservándolos.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.

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