Reconstrucción de la contabilidad. Concepto 767 CTCP de 2019

Resumen: Si la información contable ha desaparecido o se encuentra incompleta, deberá reconstruirse la información financiera faltante con los documentos soportes con que cuente la compañía, o con copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En tal copia, se debe dejar constancia de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. Los nuevos marcos normativos contenidos en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, no contienen referencia a la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, por tanto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, acerca de la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad.

 

CONSULTA (TEXTUAL)
“En el ejercicio de la profesión contable, el contador público es buscado y/o contratado para varios fines, entre esos preparar y certificar estados financieros, teniendo en cuenta el marco normativo qué nos regula (internacional, nacional y ético):

 

A la luz de las normas regulativas (¿Cuáles?), ¿puede un contador elaborar y certificar estados financieros solo con la información (cifras) reportadas en las declaraciones tributarias debidamente formalizadas (presentadas y pagadas) de periodos (años) anteriores cuando el ente económico no cuente con libros oficiales, auxiliar contable detallado por tercero, papeles de trabajo y/o documentos (físicos) que soporten dicha información, lo anterior debido a perdida/no custodia de los mismos?

 

Sobre la perdida/no custodia de los libros oficiales, auxiliar contable detallado por tercero, papeles de trabajo y/o documentos (físicos) que soporten dicha información no existe denuncia alguna ante ningún ente regulador. ¿Debió o debería existir algún tipo de denuncia y/o reporte por parte de la administración del ente económico ante algún ente regular y/o policial para soportar dicha perdida/no custodia y así justificar lo anteriormente citado?

 

Cabe resaltar qué la administración del ente económico no cumplió con la custodia y/o conservación documental qué demanda el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2015 (conservar los soportes y libros de contabilidad durante por lo menos 10 años después de haber sido generados). Lo anterior so pena de sanción según contempla el artículo 58 del Código de Comercio el cual fue modificado con el artículo 28 de la Ley 1762 de julio 6 de 2015.”

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

 

Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información
financiera y aseguramiento de la información.

 

Con respecto a las inquietudes del consultante, el CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones en relación con la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, por lo que podrá consultar, entre otros, los conceptos 2015-083, 2015-151, 2016-660, 2017-435, 2017-592, 2018-422, 2018-686, 2018-890 y 2019-150, que podrá acceder en el sitio www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.

 

Si la información contable ha desaparecido o se encuentra incompleta, deberá reconstruirse la información financiera faltante con los documentos soportes con que cuente la compañía, o con copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En tal copia, se debe dejar constancia de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. Los nuevos marcos normativos contenidos en el Decreto Único Reglamentario –DUR 2420 de 2015, y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, no contienen referencia a la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, por tanto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, acerca de la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, que indica lo siguiente:

 

“Art. 135. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

 

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

 

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

 

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.