Uso del Software Propiedad del Contador. Concepto 275 CTCP de 2020

RESUMEN: No es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad, situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato.

CONSULTA (TEXTUAL)
“Quisiera preguntarles, trabaje con una empresa de contadores hasta el 31 de dic, al contratar una nueva contadora ella me pide los terceros con sus datos para la información de medios y al solicitarla a el contador antiguo me responde que no me devuelve esos datos porque él tiene el derecho intelectual porque él es el dueño del software que el paga los empleados y los costos

Yo no le estoy reclamando nada de su programa, le estoy reclamando los datos de mis clientes que es delicada y para que el próximo contador pueda trabajar además haga la reclamación sobre la ley habeas data. Mi pregunta es, ¿este señor puede negarme devolver esa información?”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Mediante concepto 2018-0678 este consejo manifestó lo siguiente:

“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

• Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);
• Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);
• Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;
• Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad; y
• Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato.

Dentro de las funciones propias de los Contadores Públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia, los documentos contables de la entidad le pertenecen a la organización y no siempre son responsabilidad del contador, muchas veces los soportes contables son conservados por otras áreas como tesorería (comprobantes de egreso), cartera (facturas de venta y recibos de caja), inventarios (facturas de compra), entre otros.

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”.

Con respecto a la pregunta del peticionario, si el software contable es de propiedad del contador que presta los servicios de teneduría de libros, se entendería que la entidad usuaria de tales servicios ha tomado las previsiones necesarias para
cumplir los requerimientos de las normas profesionales, legales y reglamentarias en las que se establecen las directrices relacionadas con el sistema documental contable. Esto implica, que en los contratos de prestación de tales servicios se deberá establecer la forma en que se conservarán los libros, soportes, comprobantes y archivos de la entidad, los cuales son propiedad de la entidad, y que representan los soportes sobre la cual se elaboran los estados financieros de propósito general, los cuales están dirigidos a usuarios que no tienen acceso a la información de la entidad, , así como también, sirven de soporte para la preparación de las declaraciones tributarias.

Los soportes y documentos contables son propiedad de la entidad, y aun cuando la administración es la responsable de establecer adecuados mecanismos para su conservación y custodia, el contador público no puede retener estos documentos, lo que debe preverse antes de suscribir el contrato, son los mecanismos que se aplicarán para la entrega de los archivos, soportes y otros documentos contables, cuando la contabilidad se lleva en un sistema de información que no es propiedad de la entidad. En todo caso, para la entidad esto representa una falencia en su sistema de control interno, del cual es responsable la administración de la entidad, y ello podría llevarlo a un incumplimiento de sus obligaciones que han sido previstas en la Ley, como el de publicar los estados financieros al final de cada período.

De otra parte, el concepto 2018-852 del CTCP, contiene un resumen de las responsabilidades del Contador Público, y corresponderá a las distintas autoridades establecer el alcance de estas. Respecto de ello, el CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre lo adecuado o inadecuado de los acuerdos realizados entre el contador público y la entidad, cuando se concluya que tiene responsabilidad frente a la información que debe suministrar a la entidad; la validez de estos acuerdos, será la indicada en las normas legales y reglamentarias que regulan los contratos.

Finalmente, la función disciplinaria en relación con las actuaciones de los Contadores Públicos corresponde a la UAE – Junta Central de Contadores, quien actúa como autoridad disciplinaria. En consecuencia, quienes resulten afectados por las actuaciones de los contadores públicos, en su calidad de contadores públicos o revisores fiscales, pueden informar a la Junta Central de Contadores (UAE JCC) del incumplimiento de las obligaciones profesionales, que reglamenta el procedimiento sancionatorio seguido por el tribunal disciplinario de esta autoridad de vigilancia.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.