Oficio 115-019234 del 1 de febrero de 2008

REF. REGISTRO DE INGRESOS COSTOS Y GASTOS CUANDO SE CONSTITUYE UN PATRIMONIO AUTONOMO – FIDEICOMISO DE ADMINISTRACIÓN

Se recibió su escrito radicado  en este Despacho el día 12 de diciembre del año en curso bajo el número 2007-01-194576, y posteriormente el día 27 de diciembre con el número

 

1.   El registro contable de los ingresos, costos y gastos de un proyecto que desarrolla una constructora, quien de acuerdo con el contrato remitido a esta Entidad es la beneficiaria de un patrimonio autónomo y desarrolla el proyecto de la construcción, en donde el tradente-Indetel S.A es el actual titular del derecho de dominio inscrito respecto del inmueble sobre el que se desarrollara el proyecto, quien lo transfiere por cuenta del Fideicomitente; La Fiduciaria, es la sociedad Fiduciaria Central,  entidad de servicios financieros encargada de administrar los bienes que conforman el patrimonio autónomo; y el fideicomitente es el constructor, así mismo cual es la contabilización de los encargos fiduciarios entregados a la constructora a título de anticipos para el desarrollo del proyecto.

 

2.   Cual es el manejo contable de los encargos fiduciarios  de INVERSIÓN con DESTINACIÓN ESPECIFICA recibidos por la constructora para la ejecución de la obra cuando no hay venta sino beneficiario de área ?

 

Los interrogantes de la consulta mencionados anteriormente, fueron aclarados en la reunión llevada a cabo el pasado 21 de diciembre, en donde el señor Cesar E Torres, hace claridad al tema consultado, respecto de que el bien entregado en fiducia no es de propiedad de la constructora y por tal razón, el derecho fiduciario esta siendo cancelado por el constructor al tradente a través de la ejecución del proyecto.

 

Antes de atender el tema por usted consultado, es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C. C. A., profiere los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas.

 

Señalado lo anterior, para poder determinar la manera en que se deben realizar los registros, reflejando en debida forma el hecho económico en la contabilidad es necesario precisar;

 

1.      El Código de Comercio en su artículo 1226 define la fiducia mercantil como un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.

 

2.      Entre las clases de fiducia tenemos la de administración y de garantía. La primera consiste en la transferencia de unos bienes para que una entidad fiduciaria los administre en beneficio del constituyente o del fideicomisario. La fiducia en garantía es aquella en donde el deudor transfiere determinados bienes a una entidad fiduciaria con el objeto de respaldar el cumplimiento de una o más obligaciones principales.

 

De la celebración del contrato de fiducia surgen a la vida jurídica los derechos fiduciarios, los cuales, al menos en principio, le corresponderán al fideicomitente. Tales derechos no son otra cosa que aquellos que le corresponden al fideicomitente con relación al patrimonio autónomo, derechos que tienen la característica de ser bienes inmateriales.

 

3.      El Decreto 2649 de 1993, en los artículos 47 y 53 dispone que para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido en la contabilidad se requiere que corresponda a un elemento de los estados financieros, pudiendo ser medido y representado de manera adecuada, lo que permite una correcta clasificación según su naturaleza, de manera que se registre en las cuentas apropiadas.

 

4.      El artículo 96 ibídem, establece que en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

 

5.      El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes, reglamentado por el Decreto 2649 de 1993, dentro del grupo 28- Otros pasivos, ha destinado la subcuenta 2805-Anticipos y avances recibidos, para el registro de las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la facturación o la cuenta de cobro respectiva.

 

Así mismo en la dinámica de esta cuenta indica que se acredita:

 

a)      Por los valores de los depósitos de los clientes, y

 

b)      Por los valores recibidos anticipadamente para ventas.

 

Y se debita por:

 

a)      Por el valor de los depósitos aplicados al objeto para el cual fueron recibidos;

 

b)      Por el valor de la aplicación de los anticipos en la facturación, y

 

c)      Por el valor de las devoluciones parciales o totales de los anticipos o avances recibidos.

 

Por lo anterior, las cuentas que se deben manejar en el registro de las entradas y salidas de dinero para la ejecución del proyecto a realizar por la constructora son las siguientes:

 

28   Otros Pasivos

 

2805    Anticipos y avances recibidos

 

280510  Sobre contratos

 

Bajo el siguiente supuesto, ilustramos el manejo contable del tema objeto de consulta:

 

Encargos fiduciarios girados a la constructora $ 3.000 (miles de pesos)

 

Compras realizadas por la constructora

 

Compras al Depósito ABC Ltda.

 

Subtotal                                                             $ 1.250

 

Iva por Pagar                                                     $    200

 

Retención en la fuente 3.5%        $  44

 

Bancos          $ 1.406

 

Pagos por Consultoría Ingenieros Asociados Ltda.

 

Valor contrato          $ 1.500

 

Retención en la fuente 11%                                    165

 

Cuenta por pagar            1.335

 

Pago de servicios públicos  $ 100

 

 

1) Asiento para efectuar el registro de los ingresos recibidos de la fiduciaria por los encargos fiduciarios:

 

1110    Bancos      $ 3.000

 

280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos   $3.000

 

2) Cuando se realiza compras al Depósito ABC Ltda. tenemos:

 

280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos  $ 1.250

 

2408  Impuestos sobre las ventas por pagar  $    200

 

2365  Retención en la fuente por pagar     $     44

 

1105  Bancos        $1.406

 

 

3) Cuando se recibe la cuenta de cobro por Ingenieros Asociados Ltda., tenemos:

 

280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $ 1.500

 

2365  Retención en la fuente por pagar     $   165

 

233525 Honorarios        $1.335

 

 

4) Cuando se realizan pagos por servicios públicos, tenemos:

 

280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $   100

(Servicios públicos)

 

1105  Bancos        $   100

 

5) La constructora como beneficiaria del patrimonio autónomo registra su beneficio, que es el recibir a la liquidación del fideicomiso los resultados de la ejecución del proyecto así:

 

4130  Construcción        $   150

 

280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos  $   150

(Utilidad Contrato )

 

A su vez la fiduciaria por cada patrimonio autónomo que constituya debe registrar los ingresos (para el caso las ventas de cada unidad de vivienda de interés social) y como costos los que le reporta la constructora periódicamente según lo pactado, así como llevar el control de los encargos fiduciarios. Al final de la liquidación del contrato, la constructora conciliara con la fiduciaria y realizará los ajustes correspondientes.

 

Los registros descritos proceden para los dos interrogantes planteados en su consulta inicial, independientemente que en el primero se trasfiera la propiedad a los compradores de cada vivienda y en el segundo sean únicamente beneficiarios de área.

 

Por otra parte, en lo que respecta a los derechos fiduciarios que la constructora adquirió a Indetel S.A., hasta tanto no sean cancelados en su totalidad y se formalice su compra, no se podrán registrar como derechos fiduciarios. A la liquidación del patrimonio autónomo, la fiduciaria certificara que el valor de los derechos fiduciarios es cero, y la constructora acreditara la cuenta 1625 Derechos  y debitara la cuenta 280510- Anticipos y avances recibidos- Sobre Contratos en el caso de haberlos adquirido.

 

Finalmente, si al momento de preparar los estados financieros existieren montos por cobrar a la fiduciaria, se deben presentar dentro del rubro de cuentas por cobrar.