DIAN mantiene doctrina documentos POS siguen siendo aceptados como soportes de costos o gastos. Concepto 562 DIAN de 2019

OFICIO Nº 562 [005914]

08-03-2019

DIAN

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En consecuencia, no corresponde a la Subdirección de Normativa y Doctrina conceptuar sobre normas que corresponden a la competencia de otros entes del Estado, ni resolver problemas específicos de asuntos particulares.

Así mismo, el artículo 113 de la Ley 1943 de 2018 establece que los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica o la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituyen interpretación oficial para los empleados públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; por lo tanto, tendrán carácter obligatorio para los mismos. Los contribuyentes solo podrán sustentar su actuación en la vía gubernativa y en la jurisdiccional con base en la Ley.

La consulta:

Solicita aclaración respecto del parágrafo 4o adicionado al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y el parágrafo transitorio del mismo artículo. Aclaración facturación de la factura PLU.

Respuesta:

Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deben expedir factura o documento equivalente, y conservar la copia, independientemente de su calidad e (sic) contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Artículos 615, 616-1, 617 y 618 del Estatuto Tributario).

No se requiere la expedición de la factura en las operaciones realizadas con los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. (Artículo 612-2 (Sic) del Estatuto Tributario).

De otro lado, los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios gravados están obligados a exigir facturas o documentos equivalentes. (Artículo 618 del Estatuto Tributario).

La factura de talonario (o de papel) y la factura electrónica son para todos los efectos una factura de venta. (Inciso segundo, artículo 616 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016).

La factura de venta debe llenar los siguientes requisitos: … b) Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor; c) Apellidos, nombre o razón social y NIT, del adquirente de los bienes y servicios, junto con el IVA pagado; d) Llevar un documento que corresponda a un sistema consecutivo de facturas de venta; e) Fecha de expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor de la operación…”. (Artículo 617 del Estatuto Tributario, creado por el Decreto Extraordinario 2503 de 1987).

Los documentos equivalentes a la factura de venta son aquellos que señala el gobierno nacional, en los que se encuentran: 1) Los tiquetes de máquinas registradoras; 2) Las boletas de ingreso a espectáculos públicos; 3) Los tiquetes de transporte de pasajeros; 4) Recibos de pago matrículas o pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno; 5) Pólizas de seguros, títulos de capitalización y respectivos comprobantes de pago; 6) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías; 7) Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros. (Inciso tercero, artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. Copilados en el artículo 1.6.4.24 del Decreto Único Reglamentario, antes de la expedición de la Ley 1819 de 2016).

Los documentos equivalentes a la factura deben cumplir como mínimo:

“1. Máquinas registradoras

1. a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. 1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
2. 2. Número consecutivo de la transacción.
3. 3. Fecha de la operación.
4. 4. Descripción de los bienes o servicios.
5. 5. Valor total de la transacción.

1. b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. 1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
2. 2. Número consecutivo de la transacción.
3. 3. Fecha de la operación.
4. 4. Valor total de la transacción.”

(Artículo 1.6.1.4.25 del Decreto Único Reglamentario, según copilación antes de la Ley 1819 de 2016).

Para efecto de la procedencia de costos, deducciones en el impuesto de Renta y los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, se requiere que se encuentren soportados con la factura de venta o documento equivalente con el cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Artículo 771-2 del Estatuto Tributario).

Según lo ha expresado por la Corte Constitucional, la obligación de expedir factura con los requisitos legales y de exigirla por parte de los adquirentes de bienes y servicios, se fundamenta en los principios de seguridad y certeza jurídicas, esencial para constatar la existencia de la operación económica y las obligaciones tributarias, y tiene como objetivo disminuir la evasión y el contrabando.

“Ahora bien, para alcanzar el objetivo propuesto y evitar o al menos disminuir la evasión tributaria y el contrabando, el legislador emplea un mecanismo idóneo como es el requerimiento de la factura con ciertos requisitos que, si bien podría implicar alguna restricción a la libertad probatoria, estaría justificada por la consecución del fin anteriormente señalado, cuyo respaldo constitucional ya fue explicado.

Así mismo, la Corte considera que dicha exigencia no se refleja como irrazonable, precisamente por materializar un deber constitucional y corresponder a un mínimo de diligencia en las actividades propias del tráfico mercantil. En este sentido, resulta claro que la norma acusada no pretende que el adquirente de bienes y servicios deba responder por la conducta negligente de un tercero –el obligado a expedir la factura-, sino más bien que asuma su propia responsabilidad como persona que al participar en la operación económica tiene la obligación de exigir la factura o documento equivalente, coadyuvando de esta forma con el ejercicio de las tareas asignadas a las autoridades competentes en el control a la evasión.” (Corte Constitucional. Sentencia C-733 de 2003)

Para el Consejo de Estado la expedición de la factura con los requisitos exigidos no impide la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

“Sin embargo, lo anterior no impide que la DIAN ejerza su facultad fiscalizadora para verificar la realidad de la transacción. En esa medida, debe entenderse que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario no limita la facultad comprobatoria de la Administración. De modo que, si la Administración prueba que las transacciones, los costos y el impuesto descontable no existen, pueden ser rechazados, sin que sea suficiente que el contribuyente pretenda acreditarlos con facturas o documentos equivalentes.” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. C.P. Stella Jeannette Carvajal Basto. Sentencia. 28 de noviembre de 2018. Expediente. 2013-00545-01 (21851))

Ahora bien, por expresa disposición de legislador (2018), los documentos equivalentes por máquinas registradoras POS, no dan derecho impuestos descontables en el impuesto a las ventas, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

Así quedó plasmado en el parágrafo 4º del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, que modificó los parágrafos 1, 2 y los transitorios 1 y 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y adicionó los parágrafos 4, 5 y 6 y el parágrafo transitorio del mismo artículo, en el cual se establece:

“PARÁGRAFO 4. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos ni deducciones en el impuesto de renta. No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tenga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.”

Así mismo, el legislador, en el parágrafo transitorio primero del citado artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, previó un régimen de transición el cual depende de los siguientes factores:

(i) Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, serán reglamentados por el Gobierno Nacional.

(ii) Entre tanto, se aplican las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.

(A la fecha no se ha expedido un nuevo decreto al respecto).

(iii) Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.11 al 1.6.4.1.1.21 del Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 de 2016, mantiene su vigencia.

(iv) A partir del primero de enero del año 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos y gastos deducibles, de acuerdo con el siguiente porcentaje en el que máximo podrá soportarse sin factura electrónica: Para el año 2020 hasta el 30%, 2021 hasta el 20% y 2022 hasta el 10%.

Por último, en relación con la facturación del régimen SIMPLE de tributación, el artículo 915 del Estatuto Tributario, adicionado dentro del capítulo octavo sustituido por el artículo 66 de la Ley 1819 de 2016, establece:

“(…) Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE están obligados a expedir facturas electrónicas y solicitar facturas o documentos equivalente a sus proveedores de bienes y servicios, según las normas generales consagradas en el marco tributario.

PARÁGRAFO. Cuando un contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE sea responsable del impuesto a las ventas – IVA, en virtud de desarrollo de una o más actividades descritas en el numeral 1 del artículo 908 de este Estatuto, no tienen derecho a solicitar impuestos descontables.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los contribuyentes que opten por el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE,- tendrán plazo para adoptar el sistema de factura electrónica hasta el 31 de agosto de 2019.”

En cuanto a las máquinas PLU, mediante Concepto 033242 del 12 de diciembre de 2017, con fundamento en la normatividad vigente, se reitera que los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas que venden bienes y/o prestan servicios deben expedir factura o documento equivalente, sin perjuicio que puedan utilizar varios sistemas de facturación, es decir, expedir en relación con algunas operaciones factura (por ejemplo, en talonario) y, en relación con otras, documento equivalente. Y de manera especial referido para estas máquinas se dijo lo siguiente:

“Por su parte la Resolución 000055 de 2016, establece un sistema técnico de control con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a expedir factura o documento equivalente. Es así como se estableció la autorización de numeración como sistema técnico de control. Esta resolución en el artículo 3 se refiere a la “Autorización y vigencia de la numeración”, así:

“Las personas o entidades obligadas a expedir factura o documento equivalente, que utilicen los sistemas de facturación por talonario, por computador o para registro de sus ventas utilicen máquinas registradoras P.O.S o factura electrónica, deberán solicitar autorización de numeración por intervalos de numeración consecutivos, en la forma establecida en el artículo 6 de la presente resolución.

/…/.”

El artículo 4 de la misma resolución señala los casos en los cuales no se requiere autorización de numeración. Esta norma establece:

“Artículo 4. Casos en los cuales no se requiere autorización de la numeración. Sin perjuicio de la obligación de facturar, no será necesaria la autorización de la numeración en los siguientes casos:

“a) En la expedición de documentos equivalentes a la factura.

1. b) En las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, las notarías y en general, los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el Estatuto Tributario.

Parágrafo: Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes facturen o expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras P.O.S. y factura electrónica.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)

Acorde con el artículo 3 de la Resolución 000055, un obligado a expedir factura o documento equivalente, como sería el caso de los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas, está sujeto a la autorización de numeración por las facturas o documentos equivalentes que expida. No obstante, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4 ibídem, no se requiere autorización de numeración como se indica en el literal a), en relación con los documentos equivalentes, a menos que se expidan tiquetes de máquina registradora P.O.S., evento en el cual se debe solicitar autorización de numeración, igual si se expide factura electrónica, según se indica en el parágrafo de este artículo.

Como se observa, en este caso la norma prevé una excepción a la excepción. En efecto, los obligados a expedir factura, por regla general, están sujetos a la autorización de numeración, no obstante, se les exceptúa de este control, si expiden documentos equivalentes, a menos que se trate de los tiquetes expedidos a través de máquinas registradoras P.O.S o factura electrónica.

De lo anterior se desprende que, si un obligado a facturar expide el documento equivalente consistente en tiquete de máquina registradora PLU, se encuentra dentro de la excepción prevista en el literal a) del artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016, es decir, en este caso no se requiere solicitar autorización de numeración. Así mismo, tratándose de tiquetes de máquinas registradoras PLU no aplica la disposición prevista en el parágrafo del artículo 4 aludido.

Así las cosas, si un responsable del régimen común, sujeto obligado a expedir factura o documento equivalente, que factura por talonario y expide tiquetes de máquinas registradoras PLU, debe: solicitar autorización de numeración en relación con las facturas por talonario, acorde con las disposiciones de la Resolución 000055 de 2016; en cambio, no requiere esta autorización en relación con los tiquetes que expida a través de máquinas registradoras PLU. Este documento, sin embargo, debe contener numeración consecutiva, según establece para este tipo de documentos, el literal b) del numeral 1 del artículo 6 del Decreto 1165 de 1996.”

Así las cosas, conforme a lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS y PLU tienen plena validez para la procedencia a solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, lo mismo que para solicitar Impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Para mayor ilustración aquí encuentra todo lo relacionado con autorización de facturación y factura electrónica

https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica

/Presentacion/Paginas/normatividad.aspx

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: https://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normatividad” – “Técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.